シフト作成をAIに任せる前に。人が先に決めておく項目が決まっている

シフト作成は毎週のパズルです。希望を集め、人数を合わせ、法定の制約を満たす。自動化したくなる作業の代表格だと思います。

ただ、AIに渡す前に人が決めておかないといけない項目があります。厚生労働省の「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」（令和4年1月7日、令和8年6月19日改正）に、ほぼ一覧で載っています。

AIに任せる最初の1つの選び方は店舗の業務をAIに任せるならに、雇うと発生する事務は店舗の人手不足にまとめました。

まず、自店が「シフト制」に当たるか

定義が限定されています。

労働契約の締結時点では労働日や労働時間を確定的に定めず、一定期間（１週間、１か月など。以下同様。）ごとに作成される勤務割や勤務シフトなどにおいて初めて具体的な労働日や労働時間が確定するような形態

そして除外もあります。

従前から見られた、いわゆる交替勤務（年や月などの一定期間における労働日数や労働時間数が決まっており、その上で、就業規則等に定められた勤務時間のパターンを組み合わせて勤務する形態）を除きます。

日数も時間数も先に決まっていて、早番・遅番を組み替えるだけなら、ここで言う「シフト制」ではありません。 自店がどちらかで、以下の重さが変わります。

「一方的に決める」は望ましくないとされている

AIを入れる話の前提になる一文です。

使用者及び労働者双方の立場から労働条件の予見可能性を高め、労働紛争を防止するという観点から、シフト制労働者の場合であっても、使用者が一方的にシフトを決めることは望ましくなく、使用者と労働者で話し合ってシフトの決定に関するルールを定めておくことが考えられます。

AIは使用者の道具です。 人が組んで一方的に出すのが望ましくないなら、AIが組んで一方的に出すのも同じことになります。自動化で変わるのは作業量だけで、決め方の性質は変わりません。

留意事項は、あらかじめ話し合って定めておく事項を具体的に挙げています。

シフトの作成に関するルール

• シフト表などの作成に当たり、事前に労働者の意見を聴取すること
• 確定したシフト表などを労働者に通知する期限や方法

シフトの変更に関するルール

• シフトの期間開始前に、確定したシフト表などにおける労働日、労働時間等の変更を使用者又は労働者が申し出る場合の期限や手続
• シフトの期間開始後に、使用者又は労働者の都合で、確定したシフト表などにおける労働日、労働時間等を変更する場合の期限や手続

労働日、労働時間などの設定に関する基本的な考え方

一定の期間において、労働する可能性がある最大の日数、時間数、時間帯。例として「毎週月、水、金曜日から勤務する日をシフトで指定する」が挙がっています。

これらは就業規則に定めて一律に設けることも考えられる、とされています。

この3組がAIへの入力条件になります。 決まっていない状態で生成させると、出てきた表の妥当性を判断する基準がありません。

確定後の変更は「労働条件の変更」

ここが運用でいちばん効きます。

基本的に、一旦シフトを確定させた後に当該シフト上の労働日や労働時間等を変更することは、労働条件の変更に該当します。

そして、

確定した労働日、労働時間等の変更は、使用者及び労働者双方が合意した上で行うようにしてください。

「来客が少なそうだから自動で組み替えて通知する」という運用は、ここに触れます。 需要予測と連動させるなら、確定前の段階に限るか、変更には合意の手順を挟む設計にしてください。

AIが取り違えやすい制約

生成させた表が、法定の制約を満たしているように見えて満たしていないことがあります。典型は休憩です。

労働時間が６時間を超える場合は少なくとも 45 分、８時間を超える場合は少なくとも１時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければなりません

ここまでは入力できます。問題はその中身です。

労働者が現実に作業をしていないとしても、使用者からいつ就労の要求があるかもしれない状態で待機している、いわゆる「手待時間」は、休憩時間には該当しません。

例えば来客対応などで労働者が実際に労働した場合には、その時間も休憩時間として取り扱うことはできません

つまり、

「休憩時間」とされた時間中に手待時間や来客対応などの時間が含まれる場合は、これらの時間を除いて少なくとも 45 分（労働時間が６時間を超える場合）又は１時間（労働時間が８時間を超える場合）の休憩時間を与えることが必要になります。

表の上で「休憩60分」と書いてあっても、その時間に店番をしているなら足りていません。 これはシフト表からは判定できません。人が現場を見て判断する部分です。

なお休憩は必ずしも連続して与える必要はない、とも書かれています。分割は可能です。

休日にも下限があります。

使用者は、労働者に対して、毎週少なくとも 1 回又は４週間を通じて４日以上の休日を与えなければならない

4週4日で運用する場合は条件が付きます。

４週間を通じて４日以上の休日とする場合には、４週間の起算日を就業規則等において明らかにしておくことが必要

起算日が決まっていないと、4週4日という数え方そのものが使えません。

労働条件通知書は「シフトによる」では足りない

AIの話から少し離れますが、同じ文書に書かれているので触れておきます。

労働契約の締結時点において、すでに始業及び終業時刻が確定している日については、その日の始業及び終業時刻を明示しなければなりませんので、労働条件通知書等には、単に「シフトによる」と記載するのでは足りず、労働日ごとの始業及び終業時刻を明記するか、原則的な始業及び終業時刻を記載した上で労働契約の締結と同時に定める一定期間分のシフト表等をあわせて労働者に交付するなどの対応が必要です。

就業規則についても同じ趣旨の記述があります。「個別の労働契約による」「シフトによる」との記載のみにとどめた場合、就業規則の作成義務を果たしたことにならないとされています。ただし、

基本となる始業及び終業の時刻や休日を定めた上で、「具体的には個別の労働契約で定める」、「具体的にはシフトによる」旨を定めることは差し支えありません。

基本形を書いてから「具体的にはシフトによる」なら構わないということです。

シフトを減らすと、別の問題になる

需要予測で勤務日を絞る方向に使う場合、もう1つ条文が関わります。

使用者は、使用者の責に帰すべき事由により労働者を休業させた場合、当該休業期間中、当該労働者に対し、平均賃金の６割以上の休業手当を支払わなければならない

範囲が広めに書かれています。

「使用者の責に帰すべき事由」は、使用者の故意や過失に限定されず、使用者側に起因する経営、管理上の障害なども含まれます。

不可抗力に当たる場合は除かれますが、その要件も2つ示されています。原因が事業の外部より発生した事故であること、事業主が通常の経営者としての最大の注意を尽くしてもなお避けることができない事故であること。後者については、休業を回避するための具体的努力を最大限尽くしていると言える必要があるとされています。

「客が少ないから今週は入らなくていい」を繰り返す運用は、ここを確認してから決めてください。

任せられるのは、組み合わせの下書きまで

整理するとこうなります。

工程	担当
作成・変更・通知のルールを決める	人（労働者と話し合って）
最大日数・時間数・時間帯を決める	人（合意の上で）
希望の収集	仕組みで可
制約を満たす組み合わせの下書き	AIで可
休憩の実態、手待時間の判断	人
確定と、確定後の変更の合意	人

AIが効くのは真ん中の1行だけです。 そこは確かに重い作業なので、効果はあります。ただし上下を人がやらないと、出てきた表を確定できません。

希望の収集に従業員の個人情報を扱う場合の線引きは顧客情報を生成AIに入れる前にと同じ手順で確認してください。

まとめ

• 日数・時間数が先に決まっている交替勤務は、この留意事項の「シフト制」ではない
• 「使用者が一方的にシフトを決めることは望ましくなく」と明記されている。AIで組んでも同じ
• 先に決めるのは、作成のルール（意見聴取・通知の期限と方法）、変更のルール、最大日数・時間数・時間帯
• 確定後の変更は労働条件の変更にあたる。双方の合意の上で行う
• 休憩は6時間超で45分、8時間超で1時間。手待時間と来客対応はこれに含められない
• 休憩は連続でなくてもよい
• 休日は毎週1回以上、または4週4日以上。4週で運用するなら起算日を就業規則で明らかにする
• 労働条件通知書に「シフトによる」だけでは足りない
• 勤務日を絞る運用は、休業手当（平均賃金の6割以上）の論点に触れ得る
• AIが担えるのは、制約を満たす組み合わせの下書きまで

ツールを選ぶ前に、作成と変更のルールを1枚にまとめてください。それがないと、どのツールでも同じ場所で止まります。

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